Fungsi Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah departementalisasi dan pembagian kerja. Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama.
Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Kedua aspek ini merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian, maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan , tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Adapun faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut :
1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.
2. Teknologi yang digunakan.
3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.
4. Ukuran organisasi.
Unsur-unsur Struktur Organisasi terdiri dari :
1. Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja.
2. Standardisasi kegiatan.
3. Koordinasi kegiatan.
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan.
5. Ukuran satuan kerja.
Bagan Organisasi Formal Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Pembagian kerja.
2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah.
3. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan.
4. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan.
5. Tingkatan manajemen.
Departementalisasi Fungsional
Departementalisasi fungsional mengelompokan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatankegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Kebaikan pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi, dan memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi. Kelemahan struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan, memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan, hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.
Departementalisasi Divisional
Departementalisasi dibagi menjadi 4 bagian divisi-divisi, yaitu :
1. Struktur organisasi divisional atas dasar produk.
2. Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah.
3. Struktur organisasi divisional atas dasar langganan.
4. Struktur organisasi divisional atas dasar proses atau peralatan.
Kebaikan struktur divisional yaitu :
1. Meletakan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat.
2. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas.
3. Merumuskan tanggung jawab secara jelas dan memusatkan perhatian pada pertanggung jawaban atas prestasi kerja, yang biasanya diukur dengan laba atau rugi divisi.
Kelemahan struktur divisional yaitu:
1. Menyebabkan berkembangnya persaingan “dysfunctional” potensial antar sumber daya-sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas-tugas dan prioritas-prioritas.
2. Masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manajer-manajer divisi. 3. Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya overhead perusahaan.
Organisasi Proyek dan Matriks Bentuk organisasi proyek dan matriks adalah tipe departementalisasi campuran (hybrid design). Kedua struktur organisasi ini tersusun dari satu atau lebih tipe-tipe departementalisasi lainnya. Struktur proyek dan matriks bermaksud untuk mengkombinasikan kebaikan-kebaikan kedua tipe desain fungsional dan divisional dengan menghindarkan kekurangan-kekurangannya. Struktur organisasi proyek. Departementalisasi proyek menyangkut pembentukan tim-tim spesialis yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan khusus. Sedangkan struktur organisasi matriks. Departementalisasi matriks adalah sama dengan departementalisasi proyek dengan satu perbedaan pokok. Dalam sturktur matriks, para karyawan mempunyai dua atasan sehingga mereka berada di bawah dua wewenang.
Kebaikan organisasi matriks dapat diperinci sebagai berikut :
1. Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer-manajer fungsional.
2. Mengembangkan ketrampilan-ketrampilan karyawan dan merupakan tempat latihan yang baik bagi manajer-manajer strategic.
3. Melibatkan, memotivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen menengah terhadap masalah-masalah strategik perusahaan. Kelemahan organisasi matriks dapat diperinci sebagai berikut :
1. Pertanggung jawaban ganda dapat menciptakan kebingungan dan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang kontradiktif.
2. Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertical.
3. Memerlukan lebih banyak ketrampilan-ketrampilan antar pribadi.
Kelompok-kelompok kerja formal organisasi
Organisasi mempunyai tiga tipe utama kelompok-kelompok kerja formal : kesatuan tugas khusus, panitia, dan dewan atau komisi. Kesatuan tugas khusus (task forces). Kesatuan tugas khusus atau tim proyek dibentuk untuk menangani suatu masalah atau tugas khusus. Panitia tetap (standing committees) dan panitia Ad hoc. Adalah bagian tetap dari struktur suatu organisasi yang dibentuk guna menangani tugas yang terus menerus ada dalam organisasi. Tujuan dibentuknya panitia manajemen terutama adalah untuk mengkoordinasikan dan mempertukarkan informasi, memberi saran manajemen puncak, atau bahkan membuat keputusan-keputasan sendiri.
Kegunaan panitia
1. Keputusan-keputusan dengan kualitas lebih baik.
2. Meningkatkan penerimaan.
3. Memperbaiki koordinasi.
4. Tempat latihan bagi manajer.
5. Penyebaran kekuasaan.
6. Menghindarkan konsekuensi-konsekuensi yang tidak menyenangkan.
Kerugian panitia
1. Pemborosan waktu dan uang.
2. Dominasi individu.
3. Adanya persetujuan dan kompromi terlebih dahulu.
4. Kurangnya tanggung jawab.
